re-post dari: http://lajugandharum.wordpress.com/2008/06/27/legalisir-ijazah-dan-transkrip-di-depkumham-dan-deplu/
Legalisir Ijazah di sekolah atau perguruan tinggi pastinya sudah biasa. Tapi kalau dokumen tersebut di legalisir oleh DepKumHam dan DepLu, ceritanya pasti lain lagi. Yang jelas tidak sesederhana legalisir di sekolah atau di perguruan tinggi.
Siapa sih yang perlu legalisasi semacam ini? Biasanya sih orang-orang yang ingin bersekolah ke Luar Negeri di mana kedutaan atau perwakilan negara tujuan sekolah mewajibkan dokumen ijazah dan transkrip si calon siswa/mahasiswa dilegalisir oleh DepKumHam dan DepLu.
Karena dirasa cukup jelimet dan bisa bikin mumet jadi saya coba catatkan urut-urutan proses legalisasi yang pernah saya jalani belum lama ini.
A. Urutan urus legalisir di DepKumHAM (Departemen Hukum dan Hak Azasi Manusia).
1. Bawa berkas yg sudah dilegalisir oleh perguruan tinggi ke kantor pelayanan Dit Jend Administrasi Hukum Umum (AHU), Direktorat Perdata, Sub. Direktorat Hukum Perdata Umum. Jl. HR Rasuna Said Kav 6-7, Kuningan, Jakarta Selatan. Telp. 021-520 2387 pesawat 205/206. (Berseberangan dengan Plaza Pasar Festival). Kantor pelayanan terdapat di lantai dasar gedung AHU, buka dari jam 9.00 pagi sampai jam 15.00 siang.
a. Pastikan berkas dilegalisir oleh pejabat kampus yang contoh tanda-tangannya (mereka menyebut: SPESIMEN TANDATANGAN) sudah ada (terekam/terdaftar) di Depkumham.
b. Jika ragu atau tidak yakin. Tanyakan dahulu ke Depkumham ’siapa pejabat kampus’ di perguruan tinggi anda yang spesimen tanda tangannya sudah ada di sana. Baru mintalah legalisir ke pejabat tersebut.
c. Bagaimana jika semua pejabat dikampus tidak/belum ada spesimen tandatangannya di Depkumham?. ya HARUS DIBUAT.Caranya?
- Formalnya spesimen tandatangan untuk keperluan legalisasi dimintakan oleh depkumham melalui surat resmi ditujukan ke pejabat kampus yang melegalisasi dokumen. Kita bisa meminta Depkumham untuk membuatkan surat ini. Terlampir bersama surat ini akan terdapat formulir kosong SPESIMEN TANDATANGAN DAN PARAF yang nantinya di isi oleh pejabat tsb. Formulir ini berisi keterangan NAMA, JABATAN, PARAF, TANDATANGAN & CAP (STEMPEL). Cara ini cukup memerlukan waktu, karena pembuatan surat di Depkumham memerlukan waktu 2-3 hari. Belum lagi proses legalisasi di Depkumham tersebut.
- Jalan pintasnya, memangkas lamanya birokrasi ini, caranya : abaikan/lewatkan pembuatan surat dari Depkumham, buat saja sendiri lampiran-nya yaitu formulir yang kira-kira sama dengan yang diminta, buat di kertas A4 lanscape (memanjang kesamping). Beri judul diatasnya ’ SPESIMEN TANDATANGAN DAN PARAF’.
- Ajukan form tsb ke pejabat kampus yang melegalisir dokumen anda.
- Kalau pejabat kampus adalah PNS, cantumkan di bawah nama ID NIP-nya.
- Setelah terisi lengkap bawa form ini ke Depkumham.
2. Ambil nomor antrian di meja informasi, sampaikan kalo mau legalisir. Petugas akan meminta kartu identitas (KTP or SIM dll) untuk ditukarkan dgn kartu tanda tamu di Depkumham sekaligus juga akan memberikan No antrian dan menyilakan anda tunggu panggilan di loket IV (Permohonan Legalisasi). Petugas juga akan meminta anda untuk melengkapi berkas dengan membeli map dan formulir permohonan legalisir di Koperasi Depkumham. Setiap berkas yang akan dilegalisasi di bubuhi materai Rp 6000. Materai bisa di beli di koperasi, satu materai dijual Rp 7000,- . Copy/salin semua berkas yg akan dilegalisasi, untuk dijadikan arsip oleh depkumham.
3. Susun berkas sedimikain rupa (rapi), masukkan dalam map, lalu serahkan ke loket IV. (tunggu panggilan)
4. Petugas menerima berkas, kemudian petugas akan cheking dan menanyakan apakah pejabat yg dari perguruan tinggi anda spesimen tandatangannya sudah ’terekam’ di depkumham?. Kalo ’memang sudah ada’, petugas akan memberikan tanda terima, berkas akan di proses selama 2 hari kerja. Jika ’belum ada’ , berikan spesimen tanda tangan yang saya jelas kan di bagian 1 c ke petugas tersebut.
5. Di lusa kemudian, ambil nomor antri, serahkan tanda terima ke petugas ke loket legalisasi (IV). Petugas akan cek berkas, jika dinyatakan OK (sudah dilegalisasi), anda diminta membayar bea legalisasi ke Bank BNI (ada di Depkumham). Satu dokumen dikenakan bea Rp. 10.000,-. plus Rp 5000,- (biaya administrasi untuk semua berkas). Jadi kalo anda punya 4 (empat) berkas anda harus membayar Rp. 45.000,-
6. Datang lagi ke loket IV, serahkan bukti pembayaran dari bank, berkas legalisasi pun akan diserahkan.. (selesai).
B. Urutan urus legalisir di Deplu (Departemen Luar Negeri)
1. Legalisasi dilakukan di Direktorat Konsuler – Deplu (bagian pelayanan – di lantai dasar). Alamatnya di Jalan Pejambon No 6. Jakarta Pusat. Telp. 021 – 344 1508 (sentral). Jalan Pejambon terletak di seberang stasiun Gambir. Layanan dibuka dari jam 9.30 – 16.00. Syarat : dokumen sebelumnya harus sudah dilegalisasi oleh DepKumHam.
2. Lapor ke meja informasi, petugas akan mengarahkan untuk melengkapi dokumen dengan surat permohonan (form permohonan disediakan), map dan salinan dokumen (untuk arsip). Petugas sekaligus juga akan memberikan No urut antrian dan menyilakan antri di loket 2 (bagian Visa dan Legalisasi). Bayar fotokopi dokumen dan map kepada petugas tersebut.
3. Serahkan berkas (sudah tersusun rapi dalam map) ke loket 2, petugas di loket 2 akan mengecek dan memberikan tanda terima sekaligus juga sebagai kwitansi pembayaran. Setiap satu dokumen dikenakan biaya Rp. 10.000,-. . Pembayaran langsung dilakukan di loket tersebut. Dokumen akan di proses dalam 2 hari kerja.
4. Dua hari kemudian, datang dan ambil dokumen dengan bukti pembayaran di loket no 2. Jadi deh legalisir dr Deplu.
Sekedar tambahan catatan saja, ketika saya mengurus di Depkumham tidak ada keterangan yang jelas bagimana alur mengurus legalisasi ini (tak ada diagram alur pengurusan yang terpampang di dinding, termasuk syarat2nya). Akan membuat bingung untuk orang baru seperti saya saat itu. Mumet. Mesti tanya sana-sini, bolak balik legalisir ke kampus lama dan pastinya buang-buang waktu yang semestinya untuk jaman secanggih ini gak perlu terjadi. Beda rasanya jika dibandingan dengan proses pengurusan paspor di imigrasi, semua tertera jelas di sana. Khusus untuk di DepLu jika tergesa-gesa, setelah segalanya beres tanyakan ke petugas loket 2 bisakah dokumen hasil selesai besok. Jika datang cukup pagi, ada kemungkinan anda beruntung, petugas akan menyilahkan anda untuk mengambil hasil ke-esokannya. Lumayan menghemat waktu 1 hari.
